Come inserire un rimborso spese – art. 15 in KS Fattura?

Inserire un rimborso spese  – art. 15 in KS Fattura è molto semplice. In fase di creazione di una fattura, nella sezione righe del documento, basterà descrivere la spesa, specificare l’importo e scegliere dal campo “Iva” la voce “N1 (escluse xe art. 15). Vedi immagine sottostante.

Quali tipologie di rimborsi spese si possono considerare da “art. 15”?

Di seguito analizziamo le varie tipologie di rimborsi spese. I rimborsi spese spettanti al professionista si distinguono in due categorie:

• anticipazioni effettuate in nome e per conto del cliente;
• rimborsi spese assimilati ai compensi.

Anticipazioni effettuate in nome e per conto del cliente: le anticipazioni effettuate dal professionista in nome e per conto del cliente costituiscono delle semplici anticipazioni finanziarie e sono ad esempio:

• pagamenti anticipati di documenti di spesa intestati al cliente;
• acquisto di marche da bollo, diritti di cancelleria, diritti camerali, diritti di segreteria, ecc., in nome e per conto del cliente;
• pagamenti di imposte, tasse di concessioni governative, ecc., in nome e per conto del cliente.

Tali anticipazioni devono:

• essere analiticamente documentate;
• far riferimento ad un mandato con rappresentanza  tra il cliente ed il professionista ex art. 1804 c.c.

In questo caso, il documento di spesa va intestato al cliente. Il professionista che addebita la spesa al cliente deve:

• registrare la spesa come anticipazione, senza recuperare l’Iva;
• emettere una nota spese al cliente, separata o in fattura (esclusa dalla base imponibile Iva ex art. 15, co. 1, n. 3), D.P.R. 26.10.1972, n. 633);
• registrare, se in contabilità ordinaria, nel registro cronologico, le movimentazioni finanziarie (anticipi-rimborsi); se, invece, in contabilità semplificata, la nota spese (esclusa dalla base imponibile Iva ex art. 15, co. 1, n. 3), D.P.R. 633/1972.

Riepilogando, i rimborsi delle spese anticipate in nome e per conto del cliente, qualora vengano rispettate le condizioni suindicate, sono esclusi dall’Iva, non vanno assoggettatia ritenuta d’acconto e non concorrono a formare né il volume d’affari né il reddito professionale. Nel caso in cui il professionista sostenga delle spese per conto del cliente, ma a nome proprio, con relativo documento di spesa intestato all’esercente la professione, le stesse concorreranno alla formazione del reddito di lavoro autonomo, saranno soggette aritenuta d’acconto e saranno imponibili ai fini Iva. Rimborsi spese assimilati ai compensi: sono correlati a spese sostenute dal professionista in nome proprio, ma per conto del cliente, nell’ambito dello svolgimento di uno specifico incarico. Esempi di tali rimborsi sono rappresentati da:

• spese generali di studio;
• spese di trasferta.

Tali spese possono essere documentate (a piè di lista, ad esempio spese per trasferte) o meno (a forfait, ad esempio spese generali di studio). L’eventuale documento di spesa va intestato al professionista. Il professionista che addebita la spesa la cliente in questo caso deve:

• registrare la spesa tra gli acquisti e recuperare l’Iva;
• emettere fattura (la spesa forma la base imponibile sia i fini Iva che ai fini previdenziali);
• registrare la fattura di vendita (con Iva e contributo previdenziale).

I rimborsi spese assimilati ai compensi vanno assoggettati sia ad Iva (22%) che alla ritenuta d’acconto Irpef (20%) di cui all’art. 25, D.P.R. 29.9.1973, n. 600. Pertanto,concorrono a formare sia il volume d’affari che il reddito professionale. RIADDEBITO di SPESE COMUNI a PIù PROFESSIONISTI Particolare interesse è il caso in cui più professionisti, non uniti da vincoli associativi, dividono lo stesso studio, in cui esercitano la propria attività, usufruendo di servizi comuni (ad esempio telefono, energia elettrica, ecc.) la cui fornitura è intestata ad uno solo di essi, il quale deve procedere alla fatturazione della quota parte di spese imputabili agli altri professionisti. Sull’argomento manca una norma di legge esplicita ed in dottrina esistono varie posizioni. Secondo l’orientamento espresso dall’Amministrazione finanziaria (C.M. 18.6.2001 n. 58/E, p.to 2.3) il riaddebito da parte di un professionista che le ha sostenute, delle spese comuni dello studio utilizzato da più professionisti, non costituiti in associazione professionale, deve essere realizzato attraverso l’emissione di una fattura assoggettata ad Iva. Ai fini reddituali, le somme rimborsate agli altri utilizzatori comportano una riclassificazione in diminuzione del costo sostenuto dal professionista intestatario dell’utenza. A parere di chi scrive, l’Amministrazione finanziaria non tiene conto delle spese che non sono state assoggettate ad Iva. In buona sostanza, per quanto riguarda il trattamento Iva, si ritiene che tali riaddebiti dovrebbero seguire il regime previsto per il relativo servizio: pertanto, sono da assoggettare ad Iva con aliquota del 22% i riaddebiti relativi a telefono, energia elettrica, utilizzo di attrezzature, ecc., mentre dovrebbero essere esenti da Iva i riaddebiti relativi ad assicurazione, locazione da privati, ecc. Per completezza d’argomento, si riporta la posizione espressa sul punto dalla Libera Associazione Dottori Commercialisti (Ladc) nella Norma di comportamento n. 93, in base alla quale, il riaddebito di costi di studio per servizi utilizzati promiscuamente da più esercenti arti e professioni non rientra nel campo applicativo Iva, né concorre alla formazione del reddito di lavoro autonomo. Secondo tale Associazione, infatti, per il professionista intestatario dei contratti, le spese deducibili sono quelle totali di studio meno le note addebitate. Inoltre, il riaddebito di spese comuni non andrebbe assoggettato ad Iva, in quanto non rappresenta né cessione di beni né prestazioni di servizi. DEDUCIBILITÀ ai FINI delle IMPOSTE In materia di reddito di lavoro autonomo, l’art. 54, co. 5, D.P.R. 917/1986, già poneva un tetto alla deducibilità di tali spese, per l’ipotesi in cui le stesse fossero sostenute direttamente dal professionista. In particolare, la deduzione era consentita nel limite del 2% dell’ammontare complessivo dei compensi percepiti nel periodo d’imposta. In sostanza, è previsto un ulteriore  limite di deducibilità, in quanto si stabilisce che le spese relative a prestazioni alberghiere e a somministrazione di alimenti e bevande – purché inerenti all’attività professionale – rilevano nella determinazione del reddito di lavoro nella misura del 75%, anziché del 100%, e in ogni caso per un importo complessivamente non superiore al 2% dell’ammontare complessivo dei compensi percepiti nel periodo d’imposta. Pertanto, l’ammontare del 2% dei compensi rappresenta il limite massimo entro cui ragguagliare la deduzione, che comunque spetta solo relativamente al 75% dei costi sostenuti, nell’esercizio della professione, per le prestazioni in argomento. È opportuno ricordare che le modifiche introdotte dal citato D.L. 112/2008 non interessano le spese di vitto e alloggio sostenute dal committente per conto del professionista e da questi addebitate in fattura, le quali restano quindi interamente deducibili. DEDUZIONE INTEGRALE dei RIMBORSI per VITTO e ALLOGGIO: per quanto riguarda la determinazione del reddito dei professionisti, l’art. 36, co. 29, D.L. 4.7.2006, n. 223, conv. con modif. dalla L. 4.8.2006, n. 248, con decorrenza dal 4.7.2006, ha regolato espressamente la fattispecie relativa alla deducibilità delle spese per prestazioni alberghiere e somministrazione di alimenti e bevande in pubblici esercizi sostenute dal committente per conto del professionista e da questi addebitate nella fattura. Fermo restando la natura di compenso dei rimborsi spese, in base alla nuova formulazione del co. 5 dell’art. 54, D.P.R. 917/1986, le spese di vitto e alloggio sostenute dal committente per conto del professionista e da questi addebitate in fattura per l’importo effettivamente pagato dal committente sono integralmente deducibili dal reddito di lavoro autonomo e, quindi, non soggiacciono al limite del 2% previsto dalla parte prima del citato co. 5. Per quanto riguarda gli adempimenti, il committente riceverà da colui che presta il servizio alberghiero o di ristorazione il documento fiscale a lui intestato con l’esplicito riferimento al professionista che ha usufruito del servizio. Il committente comunica al professionista l’ammontare della spesa effettivamente sostenuta e gli invia una copia del documento fiscale ricevuto. È da tener presente che in questo momento il costo non è deducibile per il committente. Il professionista emette nei confronti del committente la parcella, comprensiva dei compensi e delle spese di vitto e alloggio pagate dal committente medesimo, e considera il costo integralmente deducibile, qualora siano state rispettate le predette condizioni. Il committente, ricevuta la parcella, imputa a costo la prestazione professionale,comprensiva dei rimborsi spese.