Guida fatturazione elettronica con KS Fattura

Prepara la fattura come hai sempre fatto, le informazioni non sono diverse dal solito. Di seguito i principali passaggi per redigere la fattura in formato elettronico.

Anagrafica Clienti

Nell’anagrafica clienti dovrai solo specificare se è un soggetto privato o pubblico ed aggiungere il “codice destinatario” o la PEC compilando l’apposito campo del “Recapito”. Se il cliente è un consumatore finale, senza P.iva, dovrai inserire sette zeri nel campo “codice destinatario” e assicurarti di registrare il codice fiscale nell’apposito campo in anagrafica.

Immagine 1. Nuovi campi in anagrafica clienti aggiunti per la fatturazione elettronica.

 

Nuova fattura

Dal tasto nuova fattura si apre la finestra che consente di redigere una nuova fattura (sia in formato tradizionale che in formato elettronico).

Cosa c’è di nuovo nella finestra della fattura?

  • la sezione fatturazione elettronica
  • due tasti: “Genera fattura XML” e “invia fattura elettronica”

La sezione fatturazione elettronica contiene delle informazioni proprie della fatturazione elettronica, alcuni dati precedentemente inseriti in anagrafica come “codice destinatario” o la PEC (vedi figura 1) questi potranno essere anche modificati o inseriti direttamente nel form stesso ma non saranno salvati in automatico anche in anagrafica. In pratica queste informazioni riguarderanno la singola fattura.

Immagine 2. Redazione di una nuova fattura

Un altro campo molto importante riguarda l’esigibilità IVA, di default questo campo è impostato come IVA a esigibilità immediata, ma in base alle esigenze può essere variato (IVA a esigibilità differita, scissione dei pagamenti, N.B. nel dubbio su quale inserire chiedere al proprio consulente quella da usare).

inoltre ci sono dei campi specifici della fattura elettronica verso la pubblica amministrazione (Riferimento amministrazione, Codice CIG e codice CUP). Chi di voi compila già fattura verso la PA sa di cosa si tratta.  N.B. Questi campi vanno lasciti vuoti se stiamo realizzando una fattura verso privati.

Settati questi dati non resta che compilare la fattura inserendo descrizione, importo e quantità. Dopo aver compilato la fattura, si potrà salvare il documento, stamparlo, vederlo in anteprima, salvarlo in pdf.

A questo punto si abiliterà il tasto “Genera XML“. Con questo tasto si genera la fattura in formato elettronico e in automatico si aprirà una cartella di windows dove saranno presenti tutti i files XML generati.

Immagine 3. Cartella di windows dei files XML generati.

Il percorso di tale cartella di default è: C:\ProgramData\KosmosGroup\KSAzienda\ARCHIVIO\2019\Documenti emessi

NB. La fattura elettronica creata, prima di inviarla, almeno per le prime volte, sarebbe opportuno verificare la correttezza del file XML tramite il servizio gratuito messo a disposizione dall’agenzia delle entrate clicca qui 

CONSIGLIO. eseguire regolarmente un backup di tale cartella 

Come si invia la fattura fattura elettronica.

Generato il file in formato elettronico potete gestire il processo di invio in modo autonomo, oppure se avete attivato il nostro servizio basterà cliccare il tasto “invia fattura elettronica”. (vedi immagine 2)

Se vuoi scoprire di più sul servizio visita la pagina dedicata clicca qui

 

 

Informazioni utili. La fatturazione elettronica passo passo!

Come si invio le fatture elettroniche?

Prepara la fattura come hai sempre fatto, le informazioni non sono diverse dal solito.  Nella sua anagrafica dovrai solo aggiungere il “codice destinatario” o la PEC compilando l’apposito campo del “Recapito” (non necessario se il cliente è un consumatore

Al termine non serve stamparla ma ti basta cliccare su “genera XML”

Poi con il servizio con il servizio KS Fattura elettronica gestisci il processo di fatturazione, invi, ricezione e conservazione.

Ricevere fatture elettroniche fornitori

Con KS Fattura scarichi i file delle fatture elettroniche in arrivo dai fornitori (il cosiddetto “ciclo passivo”) direttamente nella piattaforma evitando la scomodità di dover passare dalla PEC!

Per iniziare, assicurati che i fornitori inviino le fatture elettroniche al tuo 

codice destinatario:

TRS3OH9

NB: Il codice destinatario è UNICO e UGUALE per tutti i clienti della piattaforma mysond che gestisce ricezione e inoltro delle fatture elettroniche. E’ normale che molti altri lo usino: non ti preoccupare, la piattaforma riconosce le fatture a te indirizzate grazie alla partita IVA e ti consegna solo le tue.

Il tuo commercialista

La fattura elettronica rende molto più efficiente e “fluida” la collaborazione tra il commercialista ed i propri clienti: non è più necessario consegnare al proprio consulente pacchi di fatture emesse e ricevute, tutto avviene su file e l’importazione di questi dati nel gestionale di studio è pressoché automatica con grande beneficio per l’abbattimento degli errori di imputazione dati!

In definitiva, grazie al formato XML (fattura elettronica) dal nostro sistema si invieranno le fatture tramite email direttamente al nostro consulente.

A breve pubblicheremo un sistema automatico per inoltrare al consulente del cliente le fatture xml inviate e ricevute dai nostri sistemi, in maniera automatica e calendarizzata.

Conservazione sostitutiva

Per tutte le fatture elettroniche inviate e ricevute vige l’obbligo di effettuare la conservazione sostitutiva per 10 anni. Le procedure per la conservazione sostitutiva sono complesse e, nella pratica, inattuabili da imprese di piccole/medie dimensioni.

Tutte le fatture inviate o ricevute con KS Fattura vengono automaticamente messe in conservazione sostitutiva a norma di legge all’interno di mysond.

Informazioni utili. Piccolo glossario!

Fatture B2B
Fatture tra privati (business to business), ovvero emesse ad un soggetto italiano con P.IVA.

Fatture B2C
Fatture a consumatori (business to consumer), ovvero emesse ad un soggetto italiano senza P.IVA.

Fatture PA
Fatture emesse alla Pubblica Amministrazione.

AdE
Agenzia delle Entrate.

XML
E’ un linguaggio con cui è possibile descrivere informazioni in modo strutturato. Le fatture elettroniche sono dei file in formato XML realizzati secondo lo schema “FatturaPA” definito dall’AdE.

Codice destinatario
Conosciuto anche come “codice SDI”, è un codice alfanumerico di 6 caratteri (per la Pubblica Amministrazione) o di 7 caratteri per i privati che identifica l’“indirizzo virtuale” (ovvero la piattaforma software) in cui vanno depositate le fatture inviate al destinatario che adotta tale codice. Le principali software house hanno predisposto piattaforme software accreditate con l’AdE per consentire ai propri clienti di ricevere fatture con un unico codice. I clienti KS Fattura usano il codice della piattaforma mysond: TRS3OH9

PEC
Chi non dispone di un codice destinatario può ricevere le fatture elettroniche anche nella propria casella di posta elettronica certificata (metodo più scomodo del codice destinatario).

Cassetto fiscale
E’ l’area privata che ciascun soggetto (persona fisica, azienda, ente, etc.) dispone nei servizi telematici dell’Agenzia delle Entrate e alla quale si può chiedere di accedere tramite apposita procedura. Le fatture ricevute vengono sempre depositate nel proprio cassetto fiscale, anche se sono state inviate ad un codice destinatario errato oppure ad una PEC errata!

SDI
E’ il Sistema d’Interscambio dell’AdE. Ogni fattura emessa transita per lo SDI che la controlla, la memorizza (per le necessità dell’AdE), la trasmette quindi al destinatariO (al codice destinatario oppure alla PEC a seconda dei casi) e la colloca quindi anche nel cassetto fiscale del destinatario stesso.

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